Datenschutzerklärung
1. Überblick
Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei der Nutzung von Kalemio verarbeiten. Sie gilt für drei Gruppen:
1. Besucher unserer Website, 2. Nutzer mit Konto, die Termine anbieten (z. B. Selbstständige, Unternehmen und deren Mitarbeiter – nachfolgend „Gastgeber“), 3. Personen, die über eine Buchungsseite einen Termin buchen (nachfolgend „Bucher“).
Für die Daten der Bucher ist der jeweilige Gastgeber verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten nur in seinem Auftrag und nach seinen Weisungen (Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO). Fragen zu einer Buchung richten Sie daher bitte zuerst an den Gastgeber, bei dem Sie gebucht haben.
2. Verantwortlicher
[Vorname Nachname] [Straße Hausnummer] [PLZ Ort] E-Mail: [E-Mail-Adresse]
Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, da wir hierzu gesetzlich nicht verpflichtet sind. Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.
3. Hosting und Server
Die Plattform läuft auf einem Server von [Name des Hosting-Anbieters, Anschrift], Rechenzentrum in [Land]. Mit dem Anbieter besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Beim Aufruf unserer Seiten wird Ihre IP-Adresse technisch bedingt verarbeitet. Wir speichern keine Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen. Zum Schutz vor Missbrauch (z. B. zu vielen Anmeldeversuchen) wird die IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher gezählt und nach spätestens einer Stunde verworfen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Alle Verbindungen sind per TLS (HTTPS) verschlüsselt.
4. Cookies und ähnliche Techniken
Wir verwenden nur technisch notwendige Cookies (§ 25 Abs. 2 TDDDG): für die Anmeldung („session“, 30 Tage), den Zwischenschritt der Zwei-Faktor-Anmeldung („2fa_pending“, 5 Minuten), die Anmeldung mit Google oder Microsoft („oauth_nonce“, 10 Minuten) und die Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl („cookie_consent“, 12 Monate). Nutzen Sie die Hilfe-Leiste für Barrierefreiheit, werden Ihre Einstellungen im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt („a11y-prefs“). Eine vollständige Übersicht finden Sie unter [Internetadresse]/cookies.
Wie oft Buchungsseiten aufgerufen werden, zählen wir ohne Cookies und ohne IP-Adressen – nur als Summe pro Tag und Seite. Ein Personenbezug besteht nicht.
5. Konto und Nutzung der Plattform (Gastgeber)
Bei der Registrierung und Nutzung verarbeiten wir: Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als verschlüsselter Hash), gewünschte Buchungsadresse, Zeitzone sowie freiwillige Angaben wie Telefonnummer, Profilbild, Logo, Begrüßungstexte, Verfügbarkeiten und Terminarten. Bei Unternehmen zusätzlich Firmenname, Anschrift, Rechnungs-E-Mail und die Zuordnung der Mitarbeiter.
Zur Sicherheit protokollieren wir wichtige Kontoaktionen (z. B. Anmeldung mit Zwei-Faktor-Code, Änderung von Einstellungen, Zustimmung zum Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Zeitpunkt und IP-Adresse als Nachweis).
Zweck ist die Bereitstellung der Plattform. Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für die Protokolle unser berechtigtes Interesse an Sicherheit und Nachweisbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Sie können Ihr Konto jederzeit selbst löschen und Ihre Daten vorher vollständig exportieren (Profil → Ihre Daten). Nach der Löschung entfernen wir Ihre Daten; in Sicherungskopien bleiben sie höchstens [30] Tage erhalten. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. für Rechnungen: 8 bis 10 Jahre) bleiben unberührt.
6. Anmeldung mit Google oder Microsoft
Wenn Sie sich mit Google oder Microsoft anmelden, erhalten wir von dem jeweiligen Anbieter Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und eine Kennung Ihres Kontos. Ihr Passwort erfahren wir nicht. Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, bzw. Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
7. Kalender verbinden
Gastgeber können ihren Google- oder Microsoft-Kalender verbinden. Wir prüfen dann vor jeder Buchung, zu welchen Zeiten der Gastgeber belegt ist, und tragen neue Buchungen in den gewählten Kalender ein (bei Absagen entfernen wir sie wieder). Titel und Inhalte der übrigen Kalendertermine speichern wir nicht. Die Zugangsschlüssel speichern wir verschlüsselt. Die Verbindung kann jederzeit getrennt werden.
Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die wir von Google-APIs erhalten, erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
8. Terminbuchung (Bucher)
Bei einer Buchung verarbeiten wir im Auftrag des Gastgebers: Name, E-Mail-Adresse, gewählte Zeit und Zeitzone, ggf. Gäste, Antworten auf die Fragen des Gastgebers sowie – freiwillig – Ihre Handynummer. Je nach Einstellungen des Gastgebers zusätzlich: Standort, Angaben aus einem Vorab-Formular, Check-in-Zeitpunkt und Wartenummer vor Ort, Eintrag auf einer Warteliste.
Sie erhalten eine Bestätigung mit Kalendereinladung sowie Erinnerungen. Über einen persönlichen Link können Sie Ihren Termin verschieben oder absagen; unter [Internetadresse]/meine-termine können Sie sich einen Link zu all Ihren Terminen schicken lassen.
Erinnerungen per SMS oder WhatsApp erhalten Sie nur, wenn Sie Ihre Handynummer angeben und ausdrücklich zustimmen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, z. B. durch eine Nachricht an den Gastgeber.
Buchungsdaten werden gelöscht, wenn der Gastgeber sie löscht, sein Konto entfernt wird oder eine eingestellte Löschfrist abläuft. Einträge auf einer Warteliste löschen wir spätestens 90 Tage nach Eintragung.
9. E-Mail-Versand
Für den Versand von E-Mails (Bestätigungen, Erinnerungen, Einladungen, Kontoinformationen) nutzen wir Brevo, Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, als Auftragsverarbeiter. Gastgeber können stattdessen einen eigenen Mailserver hinterlegen.
Zur Nachvollziehbarkeit protokollieren wir für jede E-Mail Empfänger, Betreff, Zeitpunkt und Zustellstatus, nicht aber den Inhalt. Diese Protokolle löschen wir nach 90 Tagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO.
10. SMS und WhatsApp
Haben Gastgeber SMS- oder WhatsApp-Erinnerungen eingeschaltet und Bucher zugestimmt, übermitteln wir Handynummer und Nachrichtentext an [Brevo, Sendinblue GmbH (siehe oben) / Twilio Ireland Limited, 25–28 North Wall Quay, Dublin 1, Irland]. Dabei kann eine Übermittlung in die USA erfolgen; der Anbieter ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
11. Google Analytics
[Nur wenn im Superadmin unter „Website & Sichtbarkeit“ eine Mess-ID eingetragen ist – sonst diesen Absatz löschen:] Auf unserer Website (Startseite, Kontaktformular, Registrierung und Rechtstexte) nutzen wir Google Analytics 4, um zu verstehen, wie Besucher die Website nutzen, und sie zu verbessern. Das geschieht nur, wenn Sie im Cookie-Banner einwilligen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). In der App und auf den Buchungsseiten unserer Kunden setzen wir Google Analytics nicht ein. Anbieter ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Dabei werden Cookies gesetzt („_ga“, bis zu 2 Jahre) und Nutzungsdaten (z. B. aufgerufene Seiten, ungefährer Standort, Gerät und Browser) an Google übertragen, ggf. auch in die USA (EU-US Data Privacy Framework). Werbefunktionen und Google Signals sind abgeschaltet. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ widerrufen.
Einzelne Unternehmen können auf ihren Buchungsseiten Google Analytics einsetzen. Das geschieht nur, wenn Sie auf der jeweiligen Seite ausdrücklich einwilligen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Verantwortlich für diese Auswertung ist das jeweilige Unternehmen. Anbieter ist Google Ireland Limited (Anschrift siehe oben). Dabei werden Cookies gesetzt („_ga“, bis zu 2 Jahre) und Nutzungsdaten an Google übertragen, ggf. auch in die USA (EU-US Data Privacy Framework). Werbefunktionen sind abgeschaltet. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ widerrufen.
12. Schnittstellen und Weiterleitungen
Gastgeber können Buchungsdaten per Webhook oder Programmierschnittstelle (API) an eigene Systeme übertragen (z. B. eine Kundenverwaltung). Für diese Weitergabe und die weitere Verarbeitung ist der jeweilige Gastgeber verantwortlich.
13. Datensicherung
Wir sichern die Datenbank regelmäßig, um Datenverlust zu vermeiden. Sicherungen werden nach spätestens [30] Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie Art. 32 DSGVO.
14. Kontaktformular und E-Mail
Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Angaben (Name, E-Mail-Adresse, optional Unternehmen und Telefonnummer, Ihre Nachricht) zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zu einem Vertrag, sonst lit. f). Zum Schutz vor Missbrauch wird Ihre IP-Adresse kurzzeitig im Arbeitsspeicher verwendet, aber nicht gespeichert. Erledigte Anfragen löschen wir nach spätestens 12 Monaten, sofern keine Aufbewahrungspflichten bestehen.
15. Empfänger und Übermittlung in Drittländer
Empfänger Ihrer Daten sind nur die genannten Dienstleister (Hosting, E-Mail-Versand, ggf. SMS/WhatsApp) sowie – wenn Sie das nutzen – Google bzw. Microsoft. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Übermittlungen in die USA stützen sich auf das EU-US Data Privacy Framework bzw. Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.
16. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. bei der für uns zuständigen Behörde: [Name der Landesdatenschutzbehörde, Anschrift, Internetadresse].
17. Pflicht zur Bereitstellung, keine automatisierten Entscheidungen
Die Angaben bei der Registrierung bzw. Buchung sind für die Nutzung erforderlich; ohne sie ist eine Buchung bzw. ein Konto nicht möglich. Freiwillige Angaben sind als solche gekennzeichnet. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt.
18. Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Plattform oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.
Stand: [TT.MM.JJJJ]